Office Manager (engagé au rang de personnel de confiance)

Profil:

  • L’expérience utile (5 années minimum) de la personne dans une  fonction similaire sera appréciée au travers de «Case»;
  • Bilingue français/néerlandais, anglais est un atout;
  • Un intérêt pour les missions d’intérêt général dans le domaine économique et financier sera apprécié;
  • Maîtrise d’Excel, de Word et de Power Point;
  • Loyal, disponible et discret;
  • Proactif et leader ayant un attrait pour le coaching et doté d’un sens de l’organisation aigu.

Fonction:

  • Supervision et garant de la continuité des services au sein de la SFPI, il sera chargé de mettre en place et d’assurer le respect des procédures, chartes et règlements édictés par le management et le comité d’audit après transcription par l’auditeur interne => travaille en collaboration avec celui-ci;
  • Mise à jour des informations pertinentes à la prise de décision du management dans les domaines relevant de sa compétence;
  • Organisation et gestion du travail du staff administratif de la SFPI:
    • aide à la gestion salariale (salaire, ATN, chèque-repas);
    • coaching des secrétaires;
    • personne de contact pour les demandes internes et externes du travail de secrétariat;
    • délégation de ces demandes aux secrétaires => gestion du planning des secrétaires;
    • organisation des formations du personnel;
    • gestion du planning des congés + gestion des absences;
    • participation à l’évaluation du personnel administratif.
  • Implémentation et surveillance des solutions ICT (sécurité, relations avec les fournisseurs, mise à jour);
  • Gestion des contrats de services, fournitures et maintenance de manière à assurer le bon état de fonctionnement des outils (économat, bâtiment et bureaux);
  • Organisation et planification d’évènements extra-professionnels en lien avec l’activité de la SFPI – Relations en front-office avec les stake-holders de la SFPI;
  • Collaboration à la rédaction du rapport annuel de la société via la compilation des informations nécessaires à la rédaction de celui-ci.

Statut et rémunération:

Le candidat retenu sera engagé sous le statut de « conseiller adjoint ».

Il émargera aux barèmes et aux avantages attachés à ce statut que l’on peut résumer comme suit : couverture assurance maladie/invalidité – couverture hospitalisation – chèque-repas – intervention de l’employeur dans les frais de déplacement ou voiture de société – assurance-vie. (*)

La SFPI accompagne également la formation continue de ses employés, sur une base volontaire.

Modalités de dépôt et d’examen des candidatures:

  • Les personnes intéressées peuvent adresser leur candidature, avant le 20 novembre 2014 à l’attention de : François FONTAINE (f.fontaine@sfpi-fpim.be, Avenue Louise 32-46a, 1050 Bruxelles).
    L’acte de candidature devra comprendre:
    • copie des diplômes requis pour la fonction + toute autre attestation liée à d’éventuelles connaissances linguistiques;
    • une lettre de motivation comprenant : descriptif de la fonction actuellement occupée + description de l’intérêt pour la fonction au sein de la SFPI ainsi que les attentes;
    • un curriculum vitae, idéalement accompagné d’une photo.

La SFPI s’engage à traiter avec toute la confidentialité nécessaire les renseignements recueillis afin d’éviter tout désagrément et toute lésion aux intérêts des candidats.

  • Une 1ère sélection sera opérée sur base des documents fournis pour ensuite donner lieu à 2 entretiens :
    • un 1er entretien qui permettra de cerner les aptitudes et les motivations des candidats à exercer la fonction. Le résultat de ce 1er entretien permettra de dégager une « short » liste de candidats qui accéderont au second entretien;
    • le 2ème entretien se déroulera en présence du management de la SFPI en vue de conforter ou d’infirmer les conclusions résultant du 1er entretien.

Les candidats retenus ou non retenus seront personnellement avertis du résultat des entretiens à chaque stade de la sélection.

La SFPI s’engage à, au plus tard le pour le 17 décembre 2014, avertir le/la lauréat/e de la réussite du processus de sélection.

(*) des détails complémentaires seront fournis à l’occasion de l’entretien final.